Z dniem 1 stycznia 2010 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów. Konieczność wydania wspomnianego rozporządzenia (które zostało opublikowane w Dz.U. z 2009 r. nr 186, poz. 1444, wyniknęła m.in. z ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, na mocy której utworzono Fundusz Emerytur Pomostowych oraz dokonano zmian w ustawie z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Wśród 18 załączników wspomnianego rozporządzenia znajdują się zarówno zaktualizowane wzory dotychczas stosowanych dokumentów ubezpieczeniowych (zgłoszeniowych i rozliczeniowych), jak i wzór nowego dokumentu o symbolu ZUS ZSWA, służącego do zgłoszenia lub korekty danych osób wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Zmiany dotyczą także kodów wykorzystywanych do wypełniania dokumentów, o których mowa wcześniej. Pomimo wprowadzenia nowych wzorów, płatnicy składek będą mogli jednak do wyczerpania zapasów posługiwać się dotychczasowymi wzorami dokumentów, jeżeli są one przekazywane w formie dokumentu pisemnego. Z rozporządzenia wynika również, że płatnicy składek przekazujący do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej (w postaci kopii lub wydruku ze strony internetowej tej instytucji albo wydruku z oprogramowania interfejsowego), mogą je dostarczać także w wersji czarno-białej, gdyż w takim przypadku zachowanie zastrzeżonych dla tych dokumentów kolorów nie jest bezwzględnie wymagane.
